Flow Map sistem Penjualan

Berikut ini merupakan flowmap pada sistem penjualan pada sebuah perusahaan

Gambar 1. Flowmap sistem penjualan

PROSEDUR KERJA

Adapun prosedur kerja yang dilakukan berdasarkan flowmap diatas adalah:

Saat customer ingin memesan barang, maka dokumen barang yang dipesan oleh customer akan langsung ditangani oleh bagian Data Processing Departement. Data processing depertement pada perusahaan tersebut bertugas merekap serta menangani proses jual beli barang. Setelah proses pemesanan dilakukan, maka data processing departemeny akan merekap pesanan yang dilakukan oleh customer untuk kemudian melakukan pengecekan jumlah stock barang yang tersedia dalam material stock room dengan terlebih dahulu mencari jenis stock yang akan dibeli olehcustomer. Jika barang yang diinginkan oleh customertidak tersedia, maka petugas dari data processing departement akan mengirimkan notifikasi kepadacustomer bahwa barang yang telah dipesan tidak tersedia dalam gudang, sehingga proses pemesanan oleh customer akan dihentikan. Dan laporan proses pemesanan barang akan direkap oleh pihakmanagement dengan memasukkannya kedalam laporan lain-lain.

Jika barang yang diinginkan custommer tersedia, makaproses selanjutnya yang dilakukan adalah dengan memberi notifikasi barang, san mengkalkulasikan seluruh transaksi yang dilakukan dengan customer tersebut yang menghasilkan kluaran berupa faktur tagihan yang harus dilakukan oleh customer yang bersangkutan. Setelah customermelakukan pembayaran, maka barang akan dikirim ketempat tujuan beserta bukti pembayaran yang telah dilakukan oleh pihak petugas penjualan dengancustomer.

Saat notifikasi stock pemesanan dikirimkan kecustomer, petugas dari data processing departementmelakukan pemesanan barang yang telah habis dalam gudang kepada supplier. Supplier kemudian mencatat data pemesanan yang dilakukan kedalam sistem, dan mengeluarkan sebuah dokumen perjanjian kerjasama antara supplier dengan perusahaan yang memesan sejumlah barang pada mereka, untuk kemudian disetujui oleh kedua belah pihak. Setelah dokumen tersebut disetujui, maka proses pemesanan barangpun akan berjalan dengan lancar. Perekapan data stock pemesanan barangpun dilakukan oleh supplier dalam sistem perangkat lunak yang mereka miliki untuk kemudian mengkalkulasikan jumlah transaksi yang harus dibayar oleh pembeli. Ketika perekapan data selesai dilakukan, supplier akan mengirimkan faktur, notifikasi status pemesanan, serta persiapan pengiriman barang kepada konsumen.

Saat barang sudah diterima oleh konsumen, maka konsumen atau bisa disebut petugas data processing pada perusahaan tersebut diharuskan untuk membayar sejumlah uang yang kemudian akan diterima oleh supplier dan mereka akan memberikan bukti pembayaran kepada konsumen tersebut, dan tidak lupa pula untuk merekap seluruh data transaksi. petugas data processing departement kemudian membuat sebuah laporan keuangan untuk kemudian diserahkan kepada pihak management.

pihak management juga akan merekap seluruh hasil transaksi yang dilakukan, seperti transaksi pengeluaran, transaksi pemasukan, hitung total biaya pendapatan, dan mencatat laporan lain-lain.

Semoga bermanfaat ...